تأسس مركز العدل للمساعدة القانونية كشركة غير ربحية عام 2008 ووفّق أوضاعه عام 2011 ليصبح جمعية سجلت في سجل الجمعيات بالرقم الوطني (2008201100001)، وتتولى وزارة العدل مسؤولية الإشراف على عملها.
ويتبنى المركز جملة من المعايير واللوائح والإجراءات الهادفة لتحقيق الحاكمية الرشيدة والشفافية المالية، طبقاً لما ينص عليه نظامه الأساسي، وذلك حرصاً منه على نزاهة العمل في المجتمع المدني وتعزيز ثقة الشركاء والممولين والمستفيدين بعمله وإجراءاته.
ويحتم النظام الأساسي لمركز العدل على إدارة الجمعية تطبيق كل ما من شأنه ضمان أعلى درجات الحاكمية الرشيدة والشفافية المالية، والالتزام بأحكام التشريعات النافذة في المملكة الأردنية الهاشمية.
● يستند عمل المركز بشكل أساسي فيما يتعلق بالأمور الإدارية إلى مبدأ توزيع السلطات وتوازنها، بحيث تنتخب الهيئة العامة هيئة إدارية تشرف على تسيير أعمال المركز بشكل عام وإقرار الخطط والتوجهات الاستراتيجية، والإشراف على الفريق الإداري الذي يترأسه مدير تنفيذي يمنع عليه العضوية في الهيئة الإدارية.
● وتراقب الهيئة الإدارية أعمال الفريق الإداري عبر تقارير إدارية دورية يقدمها المدير التنفيذي، في حين ترفع التقارير المالية والإدارية السنوية عن أعمال المركز إلى الهيئة العامة لمناقشتها وإقرارها، بحضور ممثلين عن وزارة العدل وسجل الجمعيات.
● وتنظم اللوائح والإجراءات الإدارية الداخلية في المركز عمليات التوظيف والمشتريات والتعاقد مع الخبراء والمستشارين بناء على معايير الكفاءة والخبرة وفق تنسيب لجان مختصة تشكل لهذه الغايات.
القيود والسجلات
● يحتفظ مركز العدل بسجلات ودفاتر توثق قيوده المحاسبية بما يضمن اعلى معايير الدقة والنزاهة في معاملاته المالية سواء في مجالات القبض أو الصرف.
● وتعتمد المديرية المالية التي تختص بمسك السجلات وإعداد القيود المالية في مركز العدل، نظاماً محاسبياً متقدماً، يساعد على تنفيذ التدقيق الداخلي والخارجي على حسابات المركز، وتوفير البيانات والمعلومات المالية اللازمة للإدارة والمدققين، كما يسهل النظام عملية إدارة المنح والمشاريع من خلال توفير البيانات حول حجم المخصصات لكل مشروع، ومقدار الإنفاق الفعلي على التنفيذ على نحو يمنع تداخل القيود والتقارير المالية للممولين المختلفين.
النفقات والمكافآت
● تسمح اللوائح والإجراءات المالية الداخلية للمدير التنفيذي بالتوقيع والموافقة على أي عملية صرف لا تزيد قيمتها عن ألف دينار.
●أما فيما يتعلق بصلاحيات الموافقة على صرف ما بين ألف دينار و5 آلاف دينار، فإنها تنحصر بتوقيعي المدير التنفيذي وأمين الصندوق في الهيئة الإدارية مجتمعين.
● وتقتضي الإجراءات المالية الداخلية، للموافقة على صرف مبالغ تزيد عن 5 آلاف دينار، تواقيع المدير التنفيذي وأمين الصندوق ورئيس الهيئة الإدارية مجتمعة.
● يصدر المركز كافة أوامر الصرف (شيكات / حوالات …) من خلال نظام مالي محوسب يضمن قيد أي دفعة في السجلات الإلكترونية على الفور، ويمنع أي عملية صرف ليست للمستفيد الأول فقط.
التدقيق والإنفاق
● ينص النظام الأساسي لجمعية مركز العدل على أن تخضع حسابات المركز للتدقيق السنوي من قبل مدقق حسابات قانوني معتمد، قبل أن تقدم الحسابات والقوائم المالية إلى الجهات الحكومية المشرفة (وزارة العدل وسجل الجمعيات) وتنشر في موقع المركز الإلكتروني. وفي هذا المجال، تم تعيين شركة (PKF) العالمية من قبل الهيئة العامة لمركز العدل لغايات تدقيق حساباته وقيوده حسب الأصول.
● كما يحظر النظام الأساسي لمركز العدل إنفاق أي من أموال المركز إلا في مجال تحقيق واحد من أغراضه الذي أنشئ لأجلها ونص عليها النظام.
● وتخضع حسابات المشاريع التي ينفذها مركز العدل لرقابة وتدقيق صارمين من قبل الجهات المانحة، التي تتلقى بدورها قوائم تفصيلية بشأن أوجه الإنفاق وآليته.
● ولضمان توجيه أغلب النفقات نحو النشاطات الفنية الأساسية للمركز، تحظر السياسات المالية الداخلية إنفاق أكثر من 20% من إجمالي النفقات على المصاريف الإدارية.
● يعتمد المركز سلّم أجور وأتعاب يشترط أن لا يتجاوز أعلى أجر في المؤسسة (10) أضعاف أدنى أجر فيها لضمان تحقيق العدالة بين كافة العاملين والمتعاقد معهم مع مراعاة المهام الوظيفية وساعات العمل والمؤهلات العلمية والخبرات العملية.
● تحظر سياسة المشتريات في مركز العدل، التعاقد مع أي من أعضاء الهيئة الإدارية أو أقاربهم حتى الدرجة الرابعة أو أزواجهم أو شركاتهم، في أي حالة كانت.
● يحظر النظام الأساسي مركز العدل التعاقد مع أي من أعضاء الهيئة الإدارية للعمل لدى المركز مقابل أجر، بينما يجوز لغيرهم من أعضاء الهيئة العامة العمل لدى المركز بأجر شريطة الحصول على موافقة الهيئة العامة التي تنعقد بحضور ممثلين عن وزارة العدل وسجل الجمعيات.
● ولا تسمح إجراءات المركز المالية بصرف أية مخصصات لأي من أعضاء الهيئة الإدارية.
● يلزم النظام الأساسي لجمعية مركز العدل، إدارة المركز ببذل كل ما يمكن بذله للتحري عن هوية الجهات المتبرعة وارتباطاتها وطبيعة عملها وأهدافها، ويحظر التعامل مع الأشخاص أو المؤسسات الوهميين أو المجهولين.
● كما يحظر النظام الأساسي على المركز قبول أي تبرعات أو تمويل مهما كان حجمه من أي مؤسسات متورطة بأنشطة غسل الأموال أو تمويل الإرهاب أو أي أنشطة أخرى مشبوهة.
● يرفض المركز بموجب سياساته المالية قبول أي تمويل أو تبرعات مشروطة، فيما عدا الشروط المتعلقة بحسن الإدارة والإنفاق في سبيل تنفيذ المشروع المستهدف.
● لا يتلقى مركز العدل بموجب إجراءاته المالية أي أموال سائلة نقداً، بل يجري القبض من خلال شيكات بنكية لا تصرف إلا للمستفيد الأول باسم جمعية مركز العدل للمساعدة القانونية، أو إيداعات في حساب الجمعية.